전자서명이란? 전자 서명의 뜻과 장점

전자서명, 이미 전 세계적으로 10억 명 이상의 사용자가 관련 서비스를 이용하고 있는 만큼 여러분들도 한 번씩 경험해 보셨을 서비스입니다. 하지만 이 전자서명이 정확히 무엇이고, 왜 다들 전자서명을 사용하는지에 대한 이유에 대해서 생각해 보신 적 있으신가요? 오늘은, 전자서명의 개념과 기업들이 전자서명을 사용하는 이유에 대해 알아보겠습니다.

전자 서명은 정확히 무엇을 말하는 걸까요?

전자서명은 기존의 자필서명 또는 인감 날인으로 진행하던 서명 프로세스를 대체하는 기능으로, 서명자의 신원 및 서명자가 서명했다는 사실을 나타내기 위해 전자문서에 첨부되었거나 논리적으로 결합된 전자적 형태의 정보를 의미합니다(전자서명법 제2조 제2호).

구체적으로, 전자 서명을 하게 되면 서명자의 전자 기록이 남게 되는데요. 그 전자 기록에는 해당 전자 서명의 타당성을 증명할 수 있는 IP주소, 날짜, 시간 등 다양한 정보가 포함되게 됩니다. 그리고 이러한 전자 기록은 전자 서명 사업자의 서버에 보관되게 되어 전자 서명의 효력을 입증하는 데 사용됩니다.

이러한 전자 서명이 실제 서명과 같은 법적 효력을 가지고 있는지에 대해서도 궁금하실 텐데요. 결론부터 말씀드리면, 전자서명은 당연히 효력이 있고, 전자서명법 등 관련 법률에 의해서 그 법적인 근거도 명확히 갖고 있습니다. 대한민국 외 미국이나 유럽 등 많은 지역에서도 법으로서 전자 서명의 요건과 법적 효력을 부여하고 있습니다. 전자서명의 법적 효력에 대해 더 알고 싶으시다면 여기를 참고하세요.

전자 서명? 디지털 서명?

전자 서명과 비슷한 느낌을 주는 단어가 있습니다. 바로 디지털 서명인데요. 이 두 단어를 따로 구분 짓지 않고 단순히 ‘전자기기를 이용한 서명’ 정도로 생각하시고 혼용하시는 분들도 계신 것 같습니다. 하지만, 두 단어는 의미하고 있는 바가 아주 다릅니다.

디지털 서명은 PKI (Public Key Infrastructure) 라는 기술을 이용한 신원 증명 방식입니다. 수학적인 알고리즘을 활용해 생성된 두 가지의 키 (Private Key, Public Key) 를 이용하여 문서를 암호화하고 해독하는 과정을 거치면서 해당 문서에 대한 더 높은 신뢰성을 가져갈 수 있는 방식을 의미합니다. 다만 그 과정이 복잡하여 속도나 범용성 측면에서 조금 부족한 면이 있다고도 볼 수 있죠. 그런 만큼, 단순한 계약이나 인보이스 발급, 내부 결재 등 전자 계약 체결을 사용하는 루틴한 업무에는 조금 무거운 면이 있다고도 볼 수 있습니다.

그럼 전자 서명은 왜 사용하는 걸까요?

그렇다면 전자서명은 무슨 장점이 있길래 이렇게 많은 기업들에서 사용하고 있는 걸까요?

• ‘페이퍼리스’의 실현
  항상 사용해 오셨기 때문에 잘 느끼지 못하셨을 수도 있지만, 사실 종이문서는 비효율적인 요소가 많습니다. 인쇄 비용 자체도 문제지만, 법적 효력과 개인 정보를 담고 있는 종이 문서들을 보관하고 관리하는 데 들이는 비용과 노력도 무시할 수 없죠. 아마 이 글을 읽고 계신 여러분 모두 이전 서류들을 찾기 위해 파일철을 뒤져보신 경험이 있으실 거예요. 전자서명은 이러한 종이 서류들을 줄이는 데 큰 도움을 줄 수 있습니다.

• 업무 유연성
  서면 계약의 큰 문제점 중 하나는 계약서에 서명하는 데에 시간적, 공간적 제약이 있다는 점입니다. 서면을 등기 우편이나 퀵으로 주고받거나, 때때로는 계약 상대방과 시간과 장소를 맞추어 대면하여 계약을 진행해야 하는 경우도 있죠. 이러한 부분들은 결국에 업무 진행 지연 등 비효율성의 원인이 되곤 합니다. 전자서명은 언제, 어디서나 제약 없이 서류를 주고받고 계약을 체결할 수 있도록 돕는다는 점에서 업무 유연성을 획기적으로 올려줍니다.

• 업무 효율성
  전자 서명은 회사 내부의 업무 효율성을 끌어올리는 데에도 큰 도움을 줄 수 있습니다. 전자서명 도입으로 승인 과정이 자동화된다면, 언제 누가 해당 문서에 서명했는지를 알 수 있는 건 물론이고 대시보드 기능이 있다면 처리해야 할 업무 리스트들을 살피며 놓치는 일 없이 효율적인 업무가 가능합니다. 그리고 저장된 문서들에 대한 탐색도 훨씬 쉬워진다는 장점이 있죠.

• 비용 감소
  앞서 언급한 전자서명의 장점들은 결국 비용의 감소와도 직결됩니다. 워크플로우 상에서 발생할 수 있는 비효율적인 지연을 줄이고, 서류 처리와 관련된 부대 비용을 전체적으로 감소시키는 효과를 기대할 수 있습니다.

• 오류와 리스크 관리
  전자로 관리되는 문서는 한층 더 발전된 보안과 인증 방식으로 리스크를 줄여주는 효과가 있습니다. 계약 과정에서 템플릿이나 미리 작성된 서류를 사용함으로써 휴먼 리스크도 줄일 수 있죠. 또한, 서면 계약을 진행했을 경우 해당 서명의 추적을 위해서는 포렌식을 진행해야 하는 반면, 이미 전자 기록이 남아있는 전자 서명의 경우에는 추적도 용이해집니다.

프릭스는 앞서 설명한 전자 서명의 개념에 부합하도록 전자 서명이 이루어지는 모든 문서의 계약 요청, 조회, 서명에 대한 완전한 로그 데이터를 자동으로 생성하고 저장합니다. 계약 문서 ID, 문서 및 참여자 정보 등 서명과 계약에 관련된 정보들을 감사 추적 인증서에 기록하며, 안정적인 전자 서명 서비스를 제공합니다.

그리고 나아가, 전자 서명 서비스뿐 아니라 전자 서명을 통해 체결하게 되는 계약의 전 주기를 관리하는 CLM (Contract Lifecycle Management) 서비스를 제공하고자 합니다.

앞으로도 프릭스에 대한 많은 관심 부탁드립니다!

감사합니다.