전자계약이 종이계약보다 더 나은 3가지 이유

타사와 어떤 프로젝트를 시작할 때, 새로운 직원이 들어올 때, 특정 업무를 외부에 맡길 때. 이 세 가지 상황에서 가장 먼저 해야 할 일은 무엇일까요? 그것은 바로 ‘계약’입니다. 기업의 많은 업무는 진행되기 전에 반드시 계약서 작성이 선행되어야만 합니다. 그렇지 않고 구두로만 일을 진행하게 되면 다양한 문제가 발생할 수 있습니다. 심하면 법적 공방으로까지 이어질 수도 있죠.

이처럼 기업을 운영하거나 업무를 할 때 놓치기 쉽지만, 꼭 챙겨야 하는 것이 바로 계약인데요. 과거에는 ‘계약’하면 당연히 종이계약을 의미했습니다. 계약서를 종이로 출력해 날인 및 간인한 후, 서로 한 부씩 나눠 갖는 전통적인 방식이죠. 하지만 전통적인 종이계약 방식은 시간이 지나면 지날수록 비용, 효율성, 보안 등 여러 측면에서 한계에 부딪혔고, 이에 전자계약 방식이 대안으로 급부상했습니다.

전자계약은 인쇄, 우편, 대면 등의 행위를 할 필요가 없어 효율성이 높고, 솔루션 내 계약서 데이터 아카이빙이 가능해 히스토리 파악이 용이하다는 점에서 최근 수요가 폭발적으로 증가하고 있습니다.

하지만 아무래도 전자계약이 새로운 방식이다 보니 일각에서는 ‘전자계약이 안전할지’ 보안에 의문을 품기도 합니다. 또한 업종의 특성이나 계약 상대방의 환경상 현실적으로 기존 종이계약을 유지할 수밖에 없는 상황이 존재하는 것도 사실입니다.

오늘은 이렇듯 전자계약 시스템 도입을 망설이는 분들께 도움을 드리고자 ‘전자계약이 종이계약보다 더 나은 이유, 전자계약을 도입해야만 하는 이유’를 비용, 효율, 보안 세 가지 포인트로 말씀 드리고자 합니다. 더불어 전자계약을 사용하지 않더라도 기존 종이계약 방식을 유지하되 계약관리 시스템으로 종이계약을 더 간편하게 관리할 수 있는 방법을 함께 소개해 드리도록 하겠습니다.

POINT 1. 비용

‘종이계약과 전자계약, 어떤 것을 사용해야 할까?’ 한 번이라도 고민해 본 분들이라면 가장 먼저 ‘비용’ 문제를 두고 생각해 보셨을 것입니다. 별다른 비용이 들지 않는 종이계약 방법으로도 커버가 가능한데 굳이 비용이 발생하는 전자계약 솔루션을 따로 도입해야 할지 고민이 될 수 있습니다.

하지만 종이계약 방법은 우리가 관성적으로 사용해서 인지하지 못했을 뿐, 상당한 비용을 발생시킵니다. 서면 계약을 위한 종이 구매비, 인쇄비부터 계약서를 주고받기 위한 우편과 등기 비용, 대면 계약을 위한 출장비와 교통비까지. 이것이 끝이 아닙니다. 통상적으로 인감증명서, 법인등기부등본 등 다양한 서류를 발급받는 비용도 무시할 수 없습니다. 또한, 계약 체결 이후 스캔을 통해서 PDF 파일로 변환하는 시간도 상당히 소모됩니다.

이처럼 특별한 비용이 필요하지 않다고 생각했던 종이계약 방식을 유지하기 위해서는 많은 비용이 발생한다는 것을 알 수 있습니다.

(합리적인 금액으로 고객과의 계약관리에 필요한 모든 것을 통합 관리할 수 있는 올인원 전자계약 솔루션 프릭스)

전자계약 솔루션을 통한 계약은 전자계약이기에 종이 구매나 인쇄가 필요 없고, 당연히 우편 및 등기 비용도 발생하지 않습니다. 또한 이동 없이 각자의 위치에서 전자계약을 체결하는 것이기에 출장비나 교통비가 들지 않고, 인증도 노트북 및 휴대폰을 통해서 간편하게 이루어집니다. 별도로 스캔하여 PDF 파일을 클라우드에 저장할 필요도 없기에 시간적으로도 여유가 생기게 됩니다.

계약관리 솔루션 프릭스는 전자계약 기능을 무제한으로 제공하며, 계약 진행 현황까지 관리할 수 있습니다. 뿐만 아니라 자주 사용하는 계약서를 템플릿으로 등록하여 빠르게 계약을 체결할 수도 있고, 변호사가 법적 검토를 완료한 계약서 양식 20종을 자체 업데이트해 무료로 제공합니다. 프릭스는 이러한 전자계약 기능뿐만 아니라 고객 관리 및 세금계산서 등 계약관리 전반에 도움이 되는 다양한 기능을 올인원으로 제공합니다.

즉, 종합적으로 판단해 보면 비용적 측면에서 전자계약 시스템 도입이 합리적인 선택임을 알 수 있습니다.

→ 참고 | 전자서명이 무제한으로 가능한 계약관리 시스템을 찾고 있다면?

POINT 2. 효율

종이계약으로 업무를 진행하는 회사에 근무하는 영업 사원 A의 하루를 들여다봅시다.

영업 사업 A는 오늘 신규 가맹점 계약 체결을 위한 대면 미팅을 진행해야 합니다. 따라서 그전에 계약서를 새로 작성해 출력해 두어야겠죠. 그와 동시에 기존 거래처 중 계약 갱신이 필요한 거래처가 있는지 파악합니다. 이전 계약을 진행한 후 꽤 오랜 시간이 흘러 계약 내용이 정확히 기억나지 않아 캐비닛에 넣어 뒀던 예전 계약서를 찾습니다. 양이 방대하다 보니 원하는 계약서를 찾는 데에 꽤 오랜 시간을 소비합니다. 겨우 계약서를 찾은 A는 이전 계약서의 내용을 확인한 후 갱신을 위한 계약서를 재작성해 출력하고 우편을 보낼 준비를 해 외근을 나갑니다. 신규 가맹점과의 대면 미팅을 통해 무사히 계약을 체결한 A는 돌아오는 길에 우체국에 들러 준비해 온 갱신 계약서를 등기 보낸 후 다시 회사로 복귀합니다.

A의 본업은 영업이지만 이날은 오로지 ‘계약’ 업무만 하다가 하루가 끝납니다. 그뿐만 아니라 모든 과정이 사람이 하는 일이기에 계약을 처리하는 과정에서 휴먼에러가 발생할 가능성도 높습니다. 계약서를 서랍에 아무렇게나 보관하다가 계약서를 분실해 내부 중요 정보가 유출될 수도 있고, 재계약 및 갱신 일자를 놓쳐서 중요 계약 건을 날릴 수도 있죠.

종이계약을 하는 회사에 다니는 영업 사원 A의 하루
오전 10시 출근
오전 10시 30분 신규 가맹점용 계약서 작성
오전 11시 기존 가맹점 계약 내용 확인 및 갱신 계약서 작성
오후 12시 점심
오후 1시 외근 (신규 가맹점 계약 체결을 위한 대면 미팅)
오후 2시 우체국 (기존 가맹점 계약 갱신을 위한 계약서 발송)
오후 3시 복귀
오후 4시 신규 가맹점 계약서 정리 및 파일링
오후 5시 본 업무 시작
오후 7시 퇴근

그렇다면 영업사원 A가 전자계약이 가능한 계약관리 솔루션 프릭스를 사용했다면 어떻게 되었을까요? 아침에 출근해서 프릭스 전자계약 템플릿을 활용하여 신규 가맹점에 전자계약 체결 요청을 보내고, 프릭스 대시보드에서 계약서 현황을 확인한 후 계약 갱신일이 임박한 기존 거래처들에게 일괄 전자계약 갱신 요청을 보내면 끝! 7시간에 걸쳐서 한 일을 프릭스 하나면 앉은자리에서 1시간 이내로 해결할 수 있습니다. 계약 업무는 프릭스에 맡기고, 리소스를 본업에 투자해 업무 효율성을 높일 수 있는 것입니다.

(프릭스의 대시보드에서 전자계약 현황을 한눈에 확인하고 관리할 수 있습니다.)

프릭스는 전자계약 기능을 제공할 뿐 아니라 종이계약 역시도 효율적으로 관리할 수 있도록 지원합니다. 고객사의 요청으로 종이계약을 체결하거나, 이미 체결 완료된 종이계약도 관리가 필요한 경우가 있는데요. 프릭스는 종이계약 또한 스캔 후 파일 업로드 기능을 활용해 전자계약처럼 권한 및 담당자를 설정하고, 주요 일정을 체크할 수 있도록 지원합니다. 종이계약을 관리하는 데에도 계약 관리 시스템의 도입은 효과적입니다. 🙂

POINT 3. 보안

전자계약 시스템 도입을 고민할 때 불안해하시는 부분 중 하나가 바로 보안입니다. 플랫폼 자체의 보안뿐 아니라, 임직원들 사이에서의 보안이 잘 지켜질지 의문을 품는 분들도 많습니다.

하지만 종이계약이라고 정말 더 안전할까요? 종이계약서는 분실, 훼손, 도난 등의 문제에 취약합니다. 종이계약서는 보통 파일철에 넣어서 캐비닛과 같은 공간에 보관해 두는데 만일 캐비닛을 매번 제대로 잠그지 않는다면 누구나 접근할 수 있는 상태가 됩니다. 또한 계약서가 타거나, 물에 젖거나, 글씨를 알아볼 수 없게 변색되는 등 다양한 훼손의 문제도 발생할 수 있습니다.

프릭스의 경우 일단 플랫폼 자체 보안에도 최선을 다하고 있습니다. 사용자와의 모든 데이터 교환에 SSL 암호화 프로토콜을 적용하며, 사용자의 개인정보 및 중요 데이터는 SHA-256 암호화 알고리즘을 통해 보호합니다.

또한, 인프라의 안정성과 보안을 최상의 상태로 유지합니다. 프릭스 인프라는 아마존 웹 서비스(AWS) 클라우드 서버를 기반으로 운영됩니다. AWS는 99.9% 이상의 내구성을 제공하고 한국 정보보호 관리체계(K-ISMS) 인증을 받았으며, 단일 구성 요소의 장애가 발생하더라도 데이터의 안전성을 유지합니다.

그뿐만 아니라 무단 접근과 보안 위협으로부터 서버를 효과적으로 보호하기 위해 서버에 대한 접근을 암호화하며, 전 직원의 보안 서약서를 징구하는 등 최선의 조치를 다하고 있습니다.

특히 프릭스는 워크스페이스를 기반으로 운영되는 시스템으로 기존 전자계약 단일 솔루션에 비해서도 보안 측면에서 훨씬 더 탁월합니다. 워크스페이스 기반이기에 계정에 따라 세부 권한 설정이 가능합니다. 이는 팀별로 접근할 수 있는 계약서에 대한 권한을 따로 설정할 수 있는 기능으로, 내부 구성원들 사이에서의 보안도 철저히 관리할 수 있습니다.

→ 참고 | 계약관리 시스템 도입 시 반드시 체크해야 할 포인트는?

이제 성장하는 기업에 전자계약 시스템 도입은 필수입니다. 당신의 성장에 프릭스가 함께 하겠습니다.

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