“계약관리 서비스가 왜 세금계산서 발급 기능을 제공하게 되었을까?”

프릭스는 지난주 배포를 통해 세금계산서 발급 기능을 제공하기 시작했습니다!

세금계산서 기능은 제품을 처음 기획 했을 당시부터 준비된 기능으로, 프릭스의 1.0v 로드맵의 마지막 퍼즐이었습니다.

세금계산서 발급 및 조회는 홈택스에서 충분히 가능한데, 왜 프릭스에서 서비스했는지에 대한 설명이 필요할 것 같아서 본 글로서 저희 고객분들께, 그리고 잠재적 고객분들께 자세히 설명드리고자 합니다.

프릭스는 계약관리에 관한 “올인원(All-In-One)” 서비스입니다.

• 프릭스의 핵심가치는 “올인원”, 즉 번들링(Bundling)에 있습니다. 즉, 하나의 목적(계약관리)에 필요한 기능들을 최대한 보편적으로 제공하여 Streamlined 하게 풀어내는 것이 제품의 핵심가치입니다.
• 하나의 기능을 뾰족하게 다루는 버티컬(Vertical) SaaS들이 등장하여 기존의 “엑셀”로 관리되던 영역을 빠르게 잠식해 나가며 기업들에게 많은 효율성을 가져다주었으나, 너무 많은 SaaS들이 오퍼레이션 중간에 자리를 잡게 되면서 역설적으로 효율성은 다시 낮아지고 있는 추세입니다. SaaS의 비용을 관리하거나, SaaS들의 주요 기능을 래핑하여 모아서 보여주는 서비스가 존재할 정도로, 다양한 유형의 SaaS가 존재합니다.
• 프릭스의 기능들은 한 기능이 별도의 Vertical SaaS를 구성할 수 있을 정도의 영역을 다루고 있고, 이 기능들은 서로 촘촘하게 엮이고 모든 유저 활동 및 DB가 한 곳에서 이루어지기 때문에 여러 서비스를 넘나 들며 사용하면서 발생하는 불편함을 줄일 수 있습니다.

저희가 정의하는 “계약관리”는 “계약서 관리”를 넘어서는 개념입니다.

• 프릭스가 다루는 계약관리는 단순한 계약서의 관리를 넘어서 실질적으로 계약을 핸들링할 때 필요한 Business Operation 전반을 다루는 개념입니다.
• 즉, 단순한 전자계약 및 계약서 관리를 넘어서 계약관리에 필요한 오퍼레이션 효율화를 추구합니다. 포지셔닝으로는 CRM 보다 뒷 단계에 위치하고 있고, “계약이 체결된 고객관리”도 포함된 개념입니다.
• 잠재고객의 계약고객 전환에 집중하는 CRM과 달리 계약고객의 관리에 집중합니다.

계약관리는 계약의 전 주기(Contract Lifecycle Management)에 따라서 이루어져야 합니다.

• 고객은 전자서명 서비스를 통해 대면 날인을 하지 않아도 되게 되었지만, 이는 “도장의 전자화”에 불과하여 여전히 아래와 같이 계약을 관리하며 어려움을 겪고 있습니다.

• 아래는 실제로 저희가 고객 인터뷰를 할 때 가장 많이 발견하는 예시입니다.

  1. [엑셀] 견적서 / 제안서를 엑셀로 작성해서 “다른 이름으로 저장하기”로 각자의 Local PC에 저장한 후 이메일 발송함
  2. [전자서명] 전자계약을 체결할 때 “XX Sign” 서비스를 사용하지만, 특별한 관리 기능이 없어 계약의 DB는 별도로 엑셀 / 노션에 저장하며, 고객/벤더사 정보도 별도로 기록함
     • 하나의 전자서명 아이디를 공유해서 사용하기 때문에 보안 이슈로 별도로 구글 드라이브에 저장해서 계약서 URL을 엑셀에 다시 기입하는 경우도 있음
  3. [다수의 App] Biz Ops 직원들은 DB에 남겨진 계약의 일정에 따라 인보이스(청구서)와 세금계산서를 발급하고 돈을 지급해야 하는데, 수많은 고객들과 체결한 다양한 계약에 따라 청구 및 지급 관리가 필요하여 다양한 Tool이 사용됨(엑셀, 노션, 아사나, 캘린더 등)
     • (ex) A 고객은 매월 3일에 월 사용료를 청구, B 고객은 연 단위의 계약 및 대금 지급, C 벤더사에게는 분기별로 수수료를 지급해야 하는 일정 등이 계속 생성되어 점점 더 관리 부담이 늘어나게 됨
  4. [홈택스] 청구용 또는 수금용 세금계산서 발급을 위해 다시 기존 DB를 열어서 발행 금액을 확인한 후 홈택스에 접속하여 세금계산서를 발급

  ⇒ 마지막 청구 및 계약기간의 도과로 계약이 갱신되며 다시 한 싸이클이 시작되거나 종료됨

• 아래는 사업 초기에 이와 같은 문제를 정리해 본 장표입니다.

세금계산서의 발급은 청구 주기의 방점을 찍는 주요한 이벤트로, 프릭스 내에 함께 묶여 있을 때 높은 효율성을 제공할 수 있습니다.

프릭스를 통해서

1. 고객 및 계약에 관한 DB를 한 곳에 모아 히스토리를 관리하고
2. 전자계약을 체결하거나 수기로 체결된 계약서를 업로드하여 아카이빙하고
3. 프로젝트의 일정을 등록하여 계약의 주요 마일스톤(해지, 갱신일 등) 및 재무 일정(청구 / 지급 일정)을 등록하고,
4. 각 일정에 맞추어 인보이스와 세금계산서를 발행하고
5. 계약이 갱신될 경우 새로운 프로젝트를 생성하여 기존 고객과의 히스토리를 이어갈 수 있습니다.

즉, 오늘 A라는 고객에게 100만 원을 청구하는 일정이 있다면, 이미 “누구에게” “얼마를” 청구해야 하는지 정보가 있기 때문에 클릭 두 번만에 세금계산서를 발급할 수 있습니다.

• 홈택스에 들어가서 고객의 사업자 정보를 입력하고, 품목과 개수, 그리고 금액을 작성하여 발급하는 절차가 사라지게 됩니다.
• 회사의 공인인증서로 홈택스에 매번 로그인해야 하는 번거로움도 없어지게 됩니다.

지금까지의 프릭스는 당초 정한 제품의 기능 단위를 하나씩 옆으로 늘려가면서 번들링에 집중을 했습니다.

앞으로 올해 2분기까지는 고객의 사용성 및 편의성 개선과 동시에 기능을 뾰족하게 파고 들어가는 것에 집중하면서, AI와 관련된 기능을 본격적으로 준비하기 시작할 예정입니다.

프릭스를 통해서 가장 편하고 쉽게 계약을 관리해 보세요.

저희는 Business Operation 효율화에 진심입니다.

감사합니다.