계약관리 솔루션을 활용해 리스크를 줄이는 5가지 방법

기업은 성장함에 따라 점차 더 많은 계약을 체결하게 됩니다. 하지만 이는 기업이 보다 많은 리스크에 노출된다는 것을 의미하기도 합니다. 이렇듯 계약은 여러가지 위험 요소를 수반하는데요, 계약에 관한 리스크에는 어떤 것들이 있을까요?

계약에 따른 주요 리스크

오퍼레이션 상의 비효율 (Operational Risk)

• 계약 체결 전후 단계에서 오류가 발생하거나 시간이 지체되어 오퍼레이션 상의 비효율이 발생할 수 있습니다.
• 오퍼레이션 상의 비효율은 계약 체결을 지연시키는 등 영업 주기를 늘려서 기업의 경쟁력 약화와 재무적 손실로도 이어질 수 있습니다.

재무적 손실 (Financial Risk)

• 청구 일정을 놓치거나, 계약 갱신권 행사일이 지나 유리한 조건의 계약이 종료되거나, 불리한 계약이 자동 갱신 되는 경우에는 회사의 재무적인 손실로 이어질 수 있습니다.
• 특히, 계약상 주요 의무를 이행하지 않아서 상대방으로부터 클레임을 받거나 손해배상 청구를 당할 경우 손실의 규모는 더욱 커질 수 있습니다.

컴플라이언스 (Compliance Risk)

• 계약서의 양식과 내용이 관련 법규를 준수하지 않을 경우 법적 제재를 받을 가능성이 있습니다.
• 계약이 통합적으로 관리되지 않을 경우 계약서 파일이 소실되거나 체결 여부 자체를 확인하기 어려운 상황이 발생할 수 있습니다.

이렇듯 계약 체결에 따르는 여러 가지 위험에 효과적으로 대처하는 것은 성장하는 기업에게 매우 중요한 요소입니다. 그리고 프릭스와 같은 계약관리(CLM) 솔루션을 이용하면, 이러한 리스크를 효과적으로 줄일 수 있습니다.

계약관리 솔루션을 이용한 리스크 관리 방법

계약서 템플릿 및 에디터 기능 활용

• 새롭게 계약서를 생성하는 경우, 법률 검토를 완료한 계약서 템플릿을 활용함으로써 컴플라이언스 리스크를 완화할 수 있습니다.
• 에디터 기능을 활용해 기업의 계약서 템플릿을 간편하게 추가하고 편집하는 등, 계약서 수정 및 검토 과정에서 발생하는 비효율을 최소화할 수 있습니다.

워크플로우 (Workflow) 기능 활용

• 워크플로우 기능을 활용해 계약서의 생성부터 전자서명 요청까지의 과정을 알고리즘화하여 휴먼 에러(Human-Error)로 인한 프로세스 지연을 방지하고 계약 체결 주기를 단축하는 등, 오퍼레이션 상의 리스크를 최소화할 수 있습니다.
• 특히 다수의 인원과 한꺼번에 계약을 체결해야 하는 경우라면, 워크플로우의 대량계약 기능을 통해 업무 효율을 높일 수 있습니다.

대시보드와 캘린더를 통한 계약 정보 관리

• 계약 관련 일정을 캘린더에 표시하여 모니터링하고, 청구/지급 및 갱신 일자와 같은 중요한 계약 정보에 대해 알림을 설정함으로써 재무적 손실을 예방하고 컴플라이언스 리스크를 완화할 수 있습니다.
• 대시보드를 통해 계약 체결 현황을 한눈에 파악하고 만료일을 관리하는 등, 계약이 체결된 이후의 실질적인 관리에 필요한 오퍼레이션을 효율화할 수 있습니다.

계약서 아카이빙

• 체결된 계약서를 한 곳에 보관하고 통합적으로 관리함으로써 계약서의 분실 위험을 없앨 수 있으며, 담당자의 퇴사 시에도 손쉽게 인수인계가 가능합니다.
• 태깅 (Tagging) 기능을 활용해 계약서를 체계적으로 분류하여 유형 및 속성별로 계약을 관리할 수 있습니다.

접근 권한 관리

• 프로젝트 및 계약에 따라 팀 별 접근 권한을 설정하여 계약 정보 유출을 효과적으로 예방할 수 있습니다.
• 데이터 암호화, 인프라 및 데이터 이중화 등 계약관리 솔루션의 자체적 데이터 보호 조치를 통해 계약 관련 DB의 손상과 도난 위험을 최소화할 수 있습니다.

올인원 계약관리 솔루션 프릭스는 위에서 언급된 모든 기능을 포함하여 안정적인 전자서명, 고객/프로젝트 관리, 법무 지원 등 리스크를 줄이고 계약을 효과적으로 관리할 수 있는 다양한 기능을 제공하고 있습니다.

저희 프릭스는 많은 기업들이 리스크를 줄이고 계약관리를 효율화할 수 있도록 계속해서 발전하고 있으니, 앞으로도 프릭스에 많은 관심 부탁드립니다!