법무법인의 계약관리, 업무 효율화의 답을 찾다

법무법인은 여러 고객들의 법률자문과 소송대리를 수행하는 과정에서 다양한 유형의 계약관리 업무가 발생합니다. 특히 법무법인의 규모가 커질수록 관리해야 하는 계약의 수도 기하급수적으로 증가하게 되는데요. 오늘은 법무법인이 직면한 계약관리의 현실적 어려움과 이를 해결할 수 있는 방안에 대해 자세히 알아보겠습니다.

법무법인의 계약관리 현황과 해결해야 할 문제

1. 복잡다단한 계약 관리

법무법인은 매월 수십에서 수백 건에 달하는 법률 자문 위임계약을 체결하고 관리해야 합니다. 고객사와의 법률자문계약, 사건위임계약, 고문 계약 등 다양한 유형의 계약을 체결하는데, 각 계약마다 기간 및 조건이 서로 달라 이를 체계적으로 기록하고 관리하는데 어려움이 발생합니다.

2. 청구 및 수금 관리

법무법인의 매출은 주로 고객사에 대한 수수료이므로, 정확한 금액의 청구 및 수금 관리가 매우 중요합니다. 하지만 고객별, 계약별로 청구 주기와 금액이 다르고, 사건의 진행 상황에 따라 청구 시점이 달라지기도 합니다. 이러한 복잡한 청구 체계를 엑셀이나 수기로 관리하다 보면 청구 누락이나 지연이 발생할 수 있습니다.

3. 보안과 컴플라이언스

법무법인이 다루는 계약서에는 고객사의 민감한 정보가 포함되어 있어 높은 수준의 보안이 요구됩니다. 또한 변호사법 및 관련 법규를 준수해야 하는 엄격한 컴플라이언스 요건도 충족해야 합니다. 기존의 종이 계약서나 단순 파일 보관 방식으로는 이러한 요구사항을 완벽하게 충족하기 어렵습니다.

4. 다양한 이해관계자와의 협업

하나의 법률 자문 계약에도 담당 변호사, 법률사무원, 경영관리팀 등 여러 이해관계자가 관여합니다. 이들 간의 원활한 소통과 협업이 이루어져야 효율적인 업무 처리가 가능합니다. 하지만 기존의 단편적인 관리 방식으로는 실시간 정보 공유와 협업에 한계가 있습니다.

프릭스를 통한 혁신적인 계약관리

이러한 법무법인의 계약관리 문제를 해결하기 위해서는 체계적이고 통합된 계약관리 시스템이 필요합니다. 올인원 계약관리 솔루션 프릭스는 법무법인의 특수성을 고려한 다양한 기능을 제공합니다.

1. 체계적인 계약서 체결 및 관리

프릭스는 법무법인에서 자주 사용하는 계약서 템플릿을 등록하고 관리할 수 있습니다. 사내에서 사용하는 법률자문계약서, 소송위임계약서 등을 템플릿으로 등록하면, 매번 양식을 찾을 필요 없이 간편하게 활용할 수 있으며, 일관적인 계약을 체결할 수 있습니다. 또한 체결된 계약서들을 "고객명", "만료일" 등 다양한 필터를 걸어 검색할 수 있고, "태그" 등을 활용하여 체계적으로 분류할 수 있습니다.

2. 효율적인 청구 관리

프릭스의 프로젝트 관리 기능을 활용하면 고객별, 프로젝트별로 청구 일정을 설정하고 관리할 수 있습니다. 청구 일정이 도래하면 자동으로 알림을 받을 수 있어 청구 누락을 방지할 수 있으며, 청구서(인보이스) 발행부터 세금계산서 발행까지 원스톱으로 처리할 수 있습니다. 한번만 공동인증서 연동을 하시면, 번거로운 홈택스 로그인 없이 변호사님들이 각자 세금계산서를 발행하실 수 있어서 업무 효율이 획기적으로 개선됩니다.

3. 엄격한 보안과 권한 관리

프릭스는 워크스페이스 내에서 팀별, 직급별로 세부적인 권한 설정이 가능합니다. 특히 민감한 계약 정보에 대한 접근 권한을 철저히 관리할 수 있어 정보 보안을 강화할 수 있습니다. 또한 모든 데이터는 암호화되어 저장되며, AWS 기반의 안정적인 인프라를 통해 데이터 안전성을 보장합니다.

4. 실시간 협업 환경 구축

프릭스의 통합 대시보드를 통해 계약의 진행 상황, 청구 현황, 주요 일정 등을 실시간으로 공유할 수 있습니다. 담당자들은 언제 어디서나 필요한 계약 정보에 접근할 수 있으며, 메모 기능으로 의견을 주고받을 수 있습니다.

5. 자동화된 워크플로우

프릭스는 견적 발송부터 계약 체결, 청구, 수금까지의 전체 프로세스를 하나의 플랫폼 내에서 관리할 수 있습니다. 특히 대량의 계약을 처리해야 하는 경우, 계약서 템플릿 기능을 활용하면 반복적인 업무를 획기적으로 줄일 수 있습니다.

프릭스 도입의 기대효과

1. 업무 효율성 향상

프릭스를 도입한 회사들은 계약 관리에 소요되는 시간이 크게 감소했다고 말한 바 있습니다. 특히 마이리얼트립의 경우, 계약관리 담당 직원의 계약 관리에 들어가는 시간이 90% 이상 줄어들었습니다. (인터뷰 링크) 프릭스를 사용하는 법무법인에서는 청구 및 수금 관리 업무의 효율성이 크게 향상되어, 행정 업무 부담이 대폭 줄어들었습니다.

2. 수익성 개선

체계적인 청구 관리로 청구 누락이 방지되고, 미수금 관리를 엄격하게 할 수 있어 법무법인의 현금 흐름이 개선됩니다. 또한 계약 갱신 관리를 통해 안정적인 수익을 유지할 수 있습니다.

3. 리스크 관리 강화

계약 관련 정보가 체계적으로 관리되어 법적 리스크가 감소하고, 컴플라이언스 요건을 충족하는 데 도움이 됩니다. 특히 계약서의 분실이나 유출 위험이 크게 줄어듭니다.

4. 고객 만족도 향상

신속하고 정확한 계약 처리와 청구 관리는 고객 만족도 향상으로 이어집니다. 특히 전자계약을 사용해 계약 체결 과정에서의 고객 편의성이 크게 높아지며, IT를 적극적으로 도입한 혁신적인 로펌의 이미지로 고객에게 다가갈 수 있습니다.

법무법인을 위한 맞춤형 기능 제공

프릭스는 법무법인의 특성을 고려한 다양한 기능을 제공합니다. 예를 들어,

• 변호사별 실적(매출) 관리 - 프로젝트의 '담당자' 기능 활용
• 사건 유형별 계약 관리 - 계약서 태그 활용
• 성과급 정산 - 재무일정 상세 정보에서 기초 자료 엑셀 다운로드

등 법무법인의 고유한 업무 특성을 반영한 기능들을 활용할 수 있습니다. 또한 필요한 경우 커스텀 개발로 개별 법무법인의 특수한 요구사항을 반영할 수 있습니다.

마치며

법무법인의 계약관리는 단순한 문서 관리를 넘어 비즈니스 성과와 직결되는 중요한 업무입니다. 프릭스는 법무법인의 계약관리 문제를 해결하고 업무 효율성을 높일 수 있는 최적의 솔루션을 제공합니다.

특히 무제한 전자계약 기능, 체계적인 청구 관리, 강력한 보안 기능은 법무법인의 필수적인 요구사항을 완벽하게 충족합니다. 프릭스와 함께라면 법무법인의 디지털 전환과 업무 혁신을 성공적으로 달성할 수 있습니다.

프릭스는 현재 법무법인 테헤란, 법무법인 최선, 수앤인 법률사무소 등 다양한 로펌에서 제품을 사용하고 있습니다.

지금 바로 프릭스 홈페이지를 방문하여 법무법인을 위한 다양한 기능을 확인해보세요. 프릭스는 여러분의 성공적인 계약관리를 위한 최고의 파트너가 되겠습니다.

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