계약관리와 전자서명 제품의 차이: 무엇이, 왜 다른가?

기업에서 계약서는 단순히 문서에 서명하는 것 이상의 의미를 갖습니다. 오늘은 계약 관리와 전자서명의 차이점, 그리고 왜 계약관리 솔루션(CLM)이 기업의 계약 관리에 필수적인지 알아보겠습니다.

계약관리 솔루션이란?

계약관리와 전자서명, 그 근본적 차이

많은 기업들이 계약 관리를 위한 소프트웨어 도입을 검토할 때, 계약관리 솔루션(Contract Lifecycle Management, 이하 CLM)과 전자서명 서비스를 비교하면서 어떤 것을 도입할지를 비교하곤 합니다. 그러나, 일반적인 전자서명 서비스 도입만으로는 기업들이 갖고 있는 계약관리상의 어려움을 해결할 수 없습니다. 전자서명 서비스와 계약관리 솔루션은 근본적인 차이가 있기 때문으로, 그 차이점에 대해서 자세히 설명드리겠습니다.

제품의 영역 구분 - 전자서명 서비스와 계약관리 솔루션의 차이

전자서명과 계약관리는 요구하는 기능과 제품의 목적에서 차이가 있습니다. 소프트웨어 리뷰 사이트인 g2.com 에서 두 제품 영역을 비교하면,

• 전자서명 서비스(E-signature)는 문서를 디지털 방식으로 받고, 서명하고, 보내는 기능을 가진 제품으로 서명 과정을 디지털로 옮기는 것에 목적이 있습니다. 핵심 기능은:
  • 문서 서명: 서명자가 가상으로 쉽고 직관적으로 문서에 서명합니다.
  • 진행 상황 추적: 문서를 추적하고 실시간으로 문서가 수신, 열람 및 서명되었는지 확인합니다.
  • 규제 준수: 서명은 종종 엄격한 규정, 권한 및 법적 표준을 준수해야 하고, 일부 전자서명 제품은 이 기능을 보유하고 있습니다.
  • 문서 작성 및 템플릿: 미리 만들어진 템플릿을 사용하거나 템플릿을 만들어 개별 서명자를 위한 계약을 빠르게 맞춤화할 수 있습니다.
  • 모바일 접근성: 모바일 기기나 모바일 앱에서 쉽게 문서를 보내고, 검토하고, 서명할 수 있습니다.
  • 대량 디지털 서명: 사용자는 수천 명의 서명자가 필요한 문서와 계약을 동시에 보낼 수 있습니다.
• 계약관리 솔루션(CLM)은 생성부터 서명 후 활동(의무 추적, 계약 해결, 계약 준수 관리 포함)에 이르기까지 계약 수명주기의 모든 단계에서 기업을 지원하는 것이 목적입니다.
  • 계약 생성 및 템플릿: 계약은 본질적으로 표준화된 언어와 특정 조항이 필요합니다. 법무팀이 확인한 표준 계약서를 등록하여, 상황에 따라 일부 조항을 수정한 기본 계약을 만들 수 있습니다.
  • 계약 편집: CLM 솔루션의 주요 기능은 계약을 편집하고 여러 버전을 비교하는 기능입니다. 계약 편집은 내부 및 외부적으로 수행될 수 있으며 계약 반복 간의 변경 사항을 강조하는 감사 추적을 제공하기 때문에 계약 관리에 필수적입니다.
  • 계약 데이터베이스: 다양한 기준으로 검색할 수 있는 중앙 저장소에 계약을 저장합니다. 조직은 디지털 방식으로 계약을 검색하여 효율성을 높일 수 있습니다.
  • 알림 및 리마인더: CLM 도구는 사용자에게 일정을 알리고 계약 갱신이나 만료와 같은 다가오는 주요 계약 일정을 알리는 기능을 제공합니다. 기업이 계약을 갱신하거나 향후 계약 반복에 대한 변경 또는 수정 제안을 전달하는 데 필요한 조치를 알고 취할 수 있도록 합니다.
  • 통합 또는 API: CLM 솔루션의 또 다른 핵심 기능은 고객과 계약을 연결하기 위한 CRM 소프트웨어와 계약에 계산된 견적 정보를 가져오기 위한 CPQ 소프트웨어와 같은 주요 비즈니스 시스템과 통합되어야 합니다.
  • 보고서 및 대시보드: CLM 솔루션은 계약 데이터를 활용하여 계약 상태 및 일정에 대한 보고서를 제공하며, 계약 활동에 대한 실시간 개요를 모니터링할 수 있습니다.
  • 계약 승인: 이 소프트웨어 솔루션을 사용하면 부서 간에 워크플로우를 논리적으로 통합하여 계약 승인 프로세스를 간소화할 수 있습니다.

전자서명 (E-signature) 기능을 제공하는 제품은 많지만, 계약관리 (Contract Lifecycle Management) 기능를 제공하는 제품은 적습니다. 아래 각 제품의 시장 분석에서 보이듯 겹치는 회사가 많지 않음을 확인할 수 있습니다.

e-signature의 제품 세그먼트, 2025년 3월 기준 385개의 제품

CLM의 제품 세그먼트, 2025년 3월 기준 111개의 제품

전자서명 솔루션 목적 및 가격 정책

전자서명 서비스는 기업들의 계약 체결 시 서명 절차를 전자적 방식으로 지원하는 서비스로, 실물 계약서에 대한 서명 및 인감 날인을 대체하는 것에 가장 큰 목적을 두고 있습니다. 즉, 전자서명 서비스는 전자서명을 통한 전자계약 체결에 대한 지원을 가장 큰 목적으로 합니다.

전자서명 서비스들은 가격 정책 역시도 전자서명 체결 건수에 비례한 요금제를 체결하고 있습니다. 사용량을 베이스로 이에 연동되어 과금하는 방식입니다.

즉, 전자서명 서비스들은 전자계약의 체결을 지원하는 것을 가장 큰 목표로 하고 있으므로, 계약 체결뿐만 아니라 계약의 전 주기에 따른 관리를 지원하는 기능은 상대적으로 부족합니다. 이 점이 계약관리 솔루션과의 가장 큰 차이점입니다.

전자서명 서비스는 체계적이고 중앙화된 계약 관리가 어렵습니다.

전자서명 서비스는 일반적으로 해당 서비스를 통해 체결된 계약서만, 계약서의 맥락과 정보를 담지 못한 채로 보관합니다. 기존에 체결된 계약서나 종이 계약서를 업로드하는 기능은 체결 자체와는 큰 상관이 없어서 지원하지 않거나 제한적으로만 제공됩니다.

실제로 많은 기업에서는 전자서명 솔루션을 사용하더라도 계약서 보관을 위한 별도의 클라우드 서비스를 통해 계약서를 따로 저장하고 있습니다.

중요한 계약서인 경우에, 고객사의 요청 등에 따라 전자계약 외에도 여전히 실물로 계약서를 체결하는 경우가 많고, 기존 체결된 계약서의 관리도 필요하기 때문입니다. 이는 결국 계약서가 여러 곳에 분산되어 관리되는 문제를 야기합니다.

저희가 만난 고객 중에는 전자서명으로 체결한 계약서를 직원들이 그룹웨어에 제대로 올리지 않아 법무팀이 한 달에 한 번씩 리마인더를 보내야 했고, 심지어 전자계약을 체결했음에도 계약서가 유실되는 사례도 있었습니다.

결국 기업들은 전자서명 서비스 만으로는 계약을 관리하는 것이 어려워져서 결국 별도의 클라우드에 저장하거나 관련 내용을 엑셀/노션 등에 정리해서 관리를 하게 되며, 이러한 파편화된 관리는 많은 비효율을 야기합니다.

계약 관리의 본질: 서명을 넘어서

진정한 계약 관리는 단순히 서명을 빠르게, 저렴하게 체결하는 것 이상입니다. 계약 관리의 본질은 무엇일까요?

1. 모든 계약서의 중앙화된 통합 관리

기업에는 다양한 형태의 계약서가 존재합니다. 전자서명으로 체결한 계약서, 종이에 직접 날인한 계약서, 이메일로 주고받은 계약서 등 모든 계약서를 한 곳에서 통합 관리할 수 있어야 합니다.

2. 필요할 때 빠르게 계약서 검색

계약서는 필요할 때 신속하게 찾을 수 있어야 합니다. 고객사, 계약 종류, 체결일, 만료일 등 다양한 조건으로 검색하고 필터링할 수 있는 기능이 필수적입니다.

3. 계약 맥락과 관련 업무 관리

계약서는 어떤 일이 끝나서 서명하는 것이 아니라, 어떤 일을 시작하기 위해 서명하는 것입니다. 계약서가 어떤 맥락에서 체결되었는지, 관련된 업무는 무엇인지 파악하고 관리할 수 있어야 합니다.

4. 계약 만기일 관리와 재계약 프로세스

계약이 만료되기 전에 미리 알림을 받고, 필요한 경우 재계약 프로세스를 시작할 수 있어야 합니다. 만료된 계약으로 인한 비즈니스 중단이나 법적 리스크를 방지하기 위해 중요한 기능입니다.

5. 연관된 계약서 관리

하나의 프로젝트나 거래에는 여러 계약서가 관련될 수 있습니다. 주 계약서, 부속 합의서, 세부 내역서 등 연관된 계약서들을 한눈에 파악하고 관리할 수 있어야 합니다.

프릭스, 올인원 계약관리 솔루션의 차별점

프릭스는 전자서명 솔루션이 아닌, 올인원 계약관리 솔루션으로 포지셔닝하고 있습니다. 이는 단순히 마케팅 용어의 차이가 아니라, 제품의 근본적인 철학과 기능에 반영되어 있습니다.

무제한 전자서명 제공

프릭스는 전자서명 건수에 따른 추가 과금이 없습니다. Basic 요금제부터 무제한 전자서명 기능을 제공합니다. 이는 기업이 비용 걱정 없이 필요한 모든 계약을 전자서명으로 체결할 수 있음을 의미합니다.

다양한 검색과 필터링 기능

프릭스에서는 계약서를 다양한 방법으로 찾을 수 있습니다. 태그, 서명자, 체결 기간, 고객사, 프로젝트 등 다양한 조건으로 필터링이 가능합니다. 필요한 계약서를 빠르게 찾을 수 있어 업무 효율성이 크게 향상됩니다.

고객-프로젝트-계약 구조로 맥락 관리

프릭스는 계약서의 맥락을 담을 수 있도록 고객-프로젝트-계약의 계층 구조를 제공합니다. 계약이 어떤 고객과 프로젝트에 속하는지 명확하게 파악할 수 있고, 계약에 수반되는 일정과 업무를 프로젝트 내에서 관리할 수 있습니다.

이를 통해 단순히 계약서를 저장하는 것이 아니라, 계약의 전후 맥락과 관련 업무를 통합적으로 관리할 수 있습니다. 고객에게 청구를 하고, 세금계산서를 발행하는 과정까지 프릭스에서 일원화해서 관리할 수 있습니다.

계약 기간 관리와 만료 알림

프릭스에서는 계약서 내부에 계약 기간과 체결일을 등록할 수 있습니다. 이를 통해 만료가 임박한 계약서를 월별로, 만료일에서 가까운 순서로 확인하고 알림을 받아볼 수 있습니다.

대시보드에서는 현재 진행 중인 계약과 곧 만료되는 계약을 한눈에 파악할 수 있어, 계약 갱신이나 종료 절차를 놓치지 않고 진행할 수 있습니다.

연관 계약서 관리

프릭스에서는 계약서에 연관된 다른 계약서들을 “연결된 계약서”로 관리할 수 있습니다. 메인 계약서와 부속 합의서, 또는 동일한 프로젝트에 속한 여러 계약서들을 상호 참조할 수 있어, 계약 관계를 종합적으로 파악할 수 있습니다.

커스텀 기능과 외부 서비스 연동

각 회사마다 계약 관리 방식과 요구사항이 다릅니다. 프릭스는 이를 고려하여 고객사의 요구에 맞게 커스텀 기능을 제공하고 있습니다. 법무팀이 필수로 모든 계약을 검토해야 전자서명을 수행할 수 있는 경우, 외부와의 전자서명 공유가 필요한 경우 등 다양한 사업의 운영 방식을 만족시킨 바 있습니다.

또한 슬랙, 구글 워크스페이스, 더존 ERP 등 다양한 외부 서비스와의 연동을 지원하여, 기존 업무 환경과의 원활한 통합이 가능합니다.

결론: 진정한 계약 관리의 시작

계약서는 기업 운영의 핵심 자산입니다. 전자서명은 계약 체결 과정을 간소화하는 하나의 도구일 뿐, 진정한 계약 관리를 위해서는 더 종합적인 접근이 필요합니다.

중요한 계약을 맺을 때는 전자서명을 하지 않아도 좋습니다. 인감으로 날인하든, 대면으로 서명하든 상관없습니다. 하지만 계약 관리는 반드시 체계적으로 이루어져야 합니다. 프릭스는 이러한 계약 관리의 모든 측면을 포괄하는 올인원 솔루션을 제공합니다.

계약서가 언제 어디서든 필요할 때 즉시 찾을 수 있고, 계약 기간을 놓치지 않으며, 계약에 수반된 업무를 효율적으로 관리할 수 있는 시스템이 필요하다면, 지금 바로 프릭스를 시작해보세요.

전자서명을 넘어, 진정한 계약 관리의 혁신을 경험하실 수 있을 것입니다.