우리 회사에도 계약 관리 솔루션이 필요할까요?

많은 기업에서 업무 프로세스 개선을 위해 전자 서명을 도입하기 시작했지만, 계약 “체결” 전후에 있는 여러 과정들은 여전히 직접 해결하는 경우가 많습니다. 단순히 엑셀로 만들어두었던 예전 양식에 이 파일, 저 파일에서 정보들을 복사해 붙여 넣는 방식으로 계약서를 작성하고, 체결된 계약서는 시간이 지나면 어디에 보관했는지 기억에서조차 사라지곤 합니다. 이렇게 반복적이고, 오류가 발생하기 쉬운 방법으로 계약과 관련된 업무를 진행하면서 많은 사람들이 어려움을 겪게 됩니다.

이러한 문제를 해결하기 위해 나온 서비스가 CLM (Contract Lifecycle Management) 서비스입니다. 영업을 통해 계약을 체결하고 고객을 유치하는 일부터, 청구나 수금과 같은 계약 체결 이후의 관리까지 계약의 전 주기를 물 흐르듯 진행할 수 있도록 도와주는 계약 관리 서비스입니다.

미국 등에선 이미 많은 기업이 CLM 서비스를 사용하고 있지만, 한국에서는 CLM 서비스를 찾아보기 쉽지 않아 많은 분들이 생소하다고 느끼실 것 같습니다. 오늘 콘텐츠에서는 이러한 계약 관리 솔루션의 도입이 현재 여러분의 회사에 필요한 상황인지, 그리고 CLM 서비스가 실질적으로 어떠한 도움이 될 수 있는지 알아보겠습니다.

“그때 그 계약서, 어디 있지?” - 체결된 계약서의 보관 및 관리

계약은 체결되면 끝이라고 생각하기 쉽지만, 생각보다 이미 체결된 계약을 다시 들여다보아야 할 일이 많습니다. 실제로 사무실 서류철, 이메일, 혹은 컴퓨터 안에 흐트러져 있는 계약서들 중 특정 문서를 찾아내는 건 쉽지 않습니다. 특히 계약이 많은 업계일수록 계약서를 찾는 일에 많은 시간을 사용하게 되고, 이러한 시간들이 쌓이다 보면 결국 프로젝트 진행의 지연으로 연결되곤 합니다.

CLM 서비스는 이렇게 흩어져있는 계약서들의 보관을 중앙화하고, 편리하게 관리할 수 있도록 돕습니다. 계약서를 고객과 프로젝트 단위로 모아서 관리할 수 있기 때문에 특정한 프로젝트와 관련된 계약서를 쉽게 탐색하는 것도 가능해집니다. 이처럼 CLM 서비스는 계약서 관리에 어려움을 겪는 기업에게 정말 큰 도움이 될 수 있습니다.

“지난번에도 비슷한 걸 했던 것 같은데.. 어떻게 했더라?” - 체계적인 계약 업무 관리

초기 기업은 체결되는 계약이 많지 않기 때문에 충분히 내부 인력으로 계약 관련 업무에 대처할 수 있습니다. 그러나 사업이 성장하고 많은 인원이 협업하게 될수록 계약 관리 프로세스는 복잡해지고 협업에 혼란을 야기하게 됩니다.

계약 프로세스를 관리하기 위해서는 상황에 따른 계약서 종류와 내부 결재 및 체결 과정이 정립되어야 합니다. 특정 상황에서 어떠한 문서를 사용하고, 어떠한 과정으로 내부 검토를 진행해서 결국 어떻게 체결까지 도달하는지 등의 전반적인 단계를 체계적으로 관리할 필요가 있는 것입니다. 실제로 여러 기업이 프로세스를 정립하기 위해 노력하고 있지만, 여전히 부서 및 팀별로 엑셀을 통해 계약 업무를 그때그때 처리하는 경우가 많습니다.

CLM 서비스를 이용하면 보다 쉽게 계약 프로세스를 관리할 수 있습니다. 하나의 툴 안에서 계약의 전 주기를 관리할 수 있고, 그 과정 또한 이미 체계화가 되어 있습니다. CLM 안에 기업에서 사용하는 양식만 추가한다면, 간단하게 체계적인 프로세스를 구축할 수 있습니다.

“정보 하나하나 찾아서 옮기려니까 번거롭네..” - 안정적이고 간편한 문서 작성

일반적으로 사용하는 워드 프로세서나 엑셀만 이용하더라도 계약서를 작성할 수 있지만, 고객 정보나 세부 계약 사항을 하나하나 찾아서 붙여 넣는 것은 매우 번거로운 과정입니다. 예전에 생성한 계약 문서의 복사본을 만들어 일부 내용만 수정하는 경우에는 미처 바꾸지 못한 부분이 생길 수도 있습니다.

CLM 서비스는 계약서 작성 간에 정형화된 템플릿을 제공합니다. 서비스 내에서 필요한 정보를 입력하면 계약 및 영업 문서를 쉽게 생성할 수 있으며, 각 회사에 맞는 템플릿을 등록하고 프로세스를 정립하는 기능을 통해 오류를 줄이는 데에도 매우 효과적입니다.

CLM 서비스는 기존에 수동으로 이루어지던 작업을 자동화하여 계약의 여러 단계를 효율적으로 바꾸어 줍니다. 이를 통해 기업은 기존에 계약을 관리하던 직원의 리소스를 절약하고, 조직 운영을 효율화할 수 있습니다.

저희 프릭스는 국내 CLM 산업의 선도자로서 간편한 계약 관리 솔루션을 제공하고 있는데요, 계약 관련 업무를 보다 편리하게 관리하고 싶다면 프릭스에 대해 검토해 보세요!