계약서 관리, 어떻게 하고 계시나요? 체계적인 계약관리 방법!

도큐사인에 의하면, 계약 관리 솔루션(CLM)을 도입한 기업들은 투자 대비 약 365%의 성과를 얻을 정도로 CLM의 효과를 확실히 체감하고 있다고 합니다. 그렇다면 이런 CLM은 실질적으로 어떤 팀에 도움이 되는 것일까요?

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회사를 운영하다 보면 사업 아이템과 관련된 계약을 체결하기도 하고, 새로운 팀원을 모시면서 근로계약서를 작성하기도 합니다. 이렇듯 계약은 비즈니스와 뗄 수 없는 관계이지만, 계약에 대한 관리 체계를 명확하게 갖추고 있는 회사는 많지 않습니다. 계약의 수가 많지 않을 때는 괜찮을 수 있지만, 회사가 성장할수록 늘어나는 계약들을 관리하는 것은 점차 복잡하고 어려워집니다.

하지만 어렵다고 피하기에는 계약관리는 사업에 있어 정말 중요한 요소입니다. 계약을 제대로 관리하지 못하는 경우, 갱신 기간을 놓쳐 불리한 조건에 재계약을 하게 되거나, 계약 상 권리를 행사하지 못하게 될 수도 있습니다. 그리고 이렇게 놓쳐버리게 된 기회들은, 회사의 영업 활동에도 큰 지장을 줄 수 있습니다. 이뿐만 아니라 계약 자체의 수가 늘어나다 보면 계약 관리에 소요되는 리소스와 시간도 무시할 수 없게 되곤 합니다.

그럴 때 필요한 것이 ‘계약관리’입니다. 계약관리는 계약 주기 관리라고도 하며 계약의 전 과정을 관리하는 것을 의미합니다. 기업들은 각자 나름의 방법으로 계약을 관리하고 있지만, 여전히 많은 어려움을 겪고 있습니다. 이렇게 어렵고 파편화된 계약관리를 위한 서비스가 계약 수명 주기 관리(“Contract Lifecycle Management”), CLM 솔루션입니다. CLM에 대해 더 알고 싶으시다면 여기를 확인해 주세요.

계약관리의 단계별 어려움과 CLM의 효과

계약서는 성격과 유형이 다양하지만, 계약관리는 계약의 성격과 무관하게 대체적으로 유사한 단계를 거쳐 진행됩니다. 계약관리의 각 단계 별로 어떤 어려움이 있고, 어떻게 계약관리 툴을 이용하여 효율화가 가능한지 알아보겠습니다.

1. 문서 생성 (계약서 작성)

• 도큐사인에서 진행한 설문조사에 따르면, 계약서 작성에 가장 많이 사용되는 툴은 여전히 MS 워드나 구글 독스와 같은 단일 문서작성 툴이라고 합니다.
• 문서작성 툴을 통해 이전 버전의 파일에 새로운 내용을 복사/붙여넣기 하여 작성되는 계약서는 버전 관리가 제대로 이루어지지 않고 오류 발생이 잦습니다.
• 계약관리 툴을 이용하면 계약서를 템플릿화 하여 보관할 수 있어 간편한 계약서 작성이 가능하며, 오류 발생 가능성이 낮습니다.

2. 문서 수정 및 협상

• 계약 체결까지 도달하는 과정에 있어 서로의 의견을 주고받는 협상의 과정은 필연적이지만, 빠른 계약 체결에 가장 걸림돌이 되는 단계이기도 합니다.
• 문서 수정 및 협상 단계는 단순히 오랜 시간이 소요될 뿐 아니라, 여러 사람의 검토와 수정을 거치게 되면서 변경 사항이나 책임 소재에 대한 파악이 어렵다는 문제가 있습니다.
• 이러한 문제의 원인은, 문서를 주고받고 의견을 교환할 플랫폼이 없기 때문입니다. 계약관리 솔루션을 사용하면 한 플랫폼 내에서 문서를 공유하고 수정하는 것이 가능해지기 때문에 변경사항을 쉽게 파악하고, 번거로운 파일 교환 과정을 획기적으로 개선할 수 있습니다.

3. 문서 서명

• 기존의 서명 단계는 계약 상대방과 대면으로 이루어지는 경우가 많았습니다. 이 과정에서 단지 서명을 위해 퀵을 보내거나 시간을 조율해서 직접 만나는 등 시간과 리소스 낭비가 발생합니다.
• 계약관리 솔루션에는 전자계약 기능이 있는 경우가 많습니다. 전자서명을 통해 언제 어디서든 계약을 체결할 수 있게 된 것입니다.

4. 계약 정보 및 일정 관리하기

• 일반적으로 계약서는 서류 상태로 보관되거나 파일 형태로 흩어져 보관되어 유지 관리가 어렵습니다. 체결 이후 오랜 시간이 지날 경우, 담당자 및 계약 내용 이행에 대한 추적 관리가 힘든 경우가 많습니다.
• 계약관리 솔루션을 이용하면 한 플랫폼 내에 계약서를 저장하게 되어 검색 및 유지 관리가 용이합니다.
• 이러한 계약서 데이터 아카이빙은 회사의 중요한 지식자원이 됩니다.

5. 계약 정보 활용하기

• 계약서가 서류와 파일 형태로 흩어져 보관되는 경우, 계약 사항 이행에 대한 일정뿐 아니라 청구 일정까지 파악하기 어려워집니다. 이렇게 제대로 계약의 일정을 관리하지 않는다면 실제 매출과 현금흐름에까지 영향을 받을 수 있습니다.
• 계약 일정이 관리되지 않는 경우, 갱신이 필요한 고객들에 대한 파악이 늦어져 영업에 실패하거나 불리한 조건으로 자동 계약 갱신이 이루어져 난처한 상황에 처하게 되는 경우도 있습니다.
• 계약관리 솔루션을 이용하게 되면 계약 갱신 및 청구 일정에 대한 알림을 받음으로써 체계적으로 일정을 관리할 수 있습니다.

프릭스 팀은 많은 기업들이 더욱 간편하게 계약 관리를 하실 수 있도록 위에 언급한 기능 이외에도 다양한 기능들을 개발하고 있으니, 앞으로도 지켜봐 주세요!