계약 관리, 정확히 무엇일까?

비즈니스 환경에서 계약은 단순한 문서 이상의 의미를 지닙니다. 계약은 회사의 비즈니스 관계를 규정하고, 재무 상태를 결정하며, 잠재적 위험을 관리하는 핵심적인 요소입니다. 하지만 많은 기업들이 계약 관리의 중요성을 인식하면서도 체계적인 관리 시스템을 갖추지 못해 어려움을 겪고 있습니다. 이 글에서는 계약 관리의 개념부터 효율적인 관리 방법, 그리고 계약 수명 주기 관리(CLM) 솔루션을 통한 해결책까지 종합적으로 살펴보겠습니다.

계약 관리의 정의와 중요성

계약 관리란 계약 체결 전 준비 단계부터 계약 만료 또는 갱신까지 계약의 전체 수명 주기를 효율적으로 관리하는 프로세스를 의미합니다. 여기에는 계약서 작성, 검토, 승인, 체결, 모니터링, 이행, 만료 및 갱신 등의 모든 활동이 포함됩니다.

기업에서 계약 관리는 비즈니스 연속성을 보장하는 핵심 요소입니다. 계약 조건, 의무, 권리, 만료일 등을 정확히 파악하고 관리하지 못하면 비즈니스 연속성에 심각한 영향을 미칠 수 있기 때문입니다. 계약 갱신 시기를 놓치거나 중요한 계약 조항을 이행하지 못하면 핵심 비즈니스 관계가 위험에 처할 수 있으며, 이는 곧 재무적 손실로 이어집니다. 청구 일정을 놓치거나, 계약 갱신권 행사일이 지나 유리한 조건의 계약이 종료되거나, 불리한 계약이 자동 갱신되는 경우가 대표적인 예입니다. 또한 계약상 주요 의무를 이행하지 않아 상대방으로부터 클레임을 받거나 손해배상 청구를 당할 경우 손실 규모는 더욱 커질 수 있습니다.

계약 관련 문서를 체계적으로 관리하지 않으면 법적 리스크에 노출될 가능성도 높아집니다. 계약서 분실, 중요 조항 누락, 의무 이행 실패 등은 모두 법적 분쟁의 원인이 될 수 있습니다. 체계적인 계약 관리는 이러한 리스크를 사전에 식별하고 관리하는 데 큰 도움이 됩니다.

효율적인 계약 관리 시스템을 갖추면 계약 관련 업무 처리 시간이 대폭 줄어들고, 오류 가능성도 크게 감소합니다. 이는 직원들이 핵심 업무에 집중할 수 있게 해주며, 전체적인 업무 효율성을 향상시킵니다. 더불어 계약 관련 데이터를 체계적으로 관리하면 기업의 전략적 의사결정에 중요한 인사이트를 제공할 수 있습니다. 고객, 공급업체, 파트너와의 계약 조건을 분석하는 일은 장기적으로 더 나은 비즈니스 관계를 구축하고 수익성을 높이는 데 큰 도움이 됩니다.

계약 관리 프로세스의 현실적 어려움

많은 기업들이 계약 관리의 중요성을 인식하고 있지만, 실제로 효율적인 관리 시스템을 구축하는 것은 쉽지 않습니다. 계약 관련 업무는 여러 단계로 나뉘어 있고, 다양한 이해관계자가 관련돼 있어 복잡한 프로세스를 형성합니다. 사업부의 검토 의뢰부터 내부 검토, 외부 전달, 피드백 수령, 재검토, 최종 승인, 체결, 보관에 이르는 모든 과정을 관리하는 일은 상당한 노력과 시간이 필요하며, 이 과정에서 다양한 어려움이 발생합니다.

계약 관리를 관련 업무를 담당하는 개인의 역량에만 의존할 경우, 담당자에 따라 관리 품질에 편차가 발생하게 됩니다. 아무리 뛰어난 담당자라도 인적 요소에 따른 오류 가능성에 항상 노출되어 있으며, 이는 중요한 계약 관련 사항을 놓치는 결과로 이어질 수 있습니다. 또한 계약 관련 문서가 체계적으로 관리되지 않으면 특정 계약의 현황이나 히스토리를 파악하는 데 지나치게 많은 시간이 소요되어 의사결정이 지연될 수 있으며, 관련 이해관계자들이 상황 인식을 공유하는 것도 어렵게 됩니다.

계약 관리 프로세스를 효율화하기 위해서는 외부 솔루션을 구입하거나 자체 시스템을 구축해야 하는데, 이 두 방법 모두 상당한 비용과 시간을 필요로 합니다. 첫번째 경우는 보통 수천만원에 달하는 구입 비용이, 두번째 경우는 사내 인프라 구축에 투입할 인적, 물적 자원이 없다는 것이 가장 큰 걸림돌입니다. 중소기업이나 빠르게 성장하는 스타트업의 경우, 계약 관리를 위해 이러한 대규모의 투자를 결정하기란 여간 쉬운 일이 아닙니다. 투자 결정이 이뤄진다고 해도, 실제 업무에 도입이 이뤄지기까지 솔루션 기획부터 개발 업체 선정, QA, 데이터 마이그레이션 등 엄청난 시간과 노력이 필요합니다.

효율적인 계약 관리를 위한 해결책

효율적인 계약 관리 시스템을 구축하기 위해서는 몇 가지 핵심 요소가 필요합니다. 자주 사용하는 계약 유형에 대한 표준 템플릿을 개발하여 계약 작성 시간을 단축하고 일관성을 유지하는 것이 중요합니다. 이는 법적 리스크를 줄이는 데도 큰 도움이 됩니다. 또한 계약 검토 및 승인을 위한 명확한 프로세스를 수립하여 해당 업무에 참여하는 모든 이해관계자가 자신의 역할과 책임을 이해하도록 해야 합니다. 이는 계약 체결 전 필요한 모든 검토가 이루어지도록 보장하는 데 있어 중요합니다.

모든 계약 문서와 관련 자료를 중앙화된 저장소에 보관하여 언제든지 필요한 정보에 접근할 수 있어야 하며, 계약 만료일, 갱신 기한, 주요 이정표 등에 대한 자동 알림 시스템을 구축하여 중요한 날짜나 조건을 놓치지 않도록 해야 합니다. 계약 데이터를 분석하여 유용한 인사이트를 도출할 수 있는 보고 기능도 필요하며, 계약 문서에는 민감한 정보가 포함되어 있으므로 적절한 보안 조치와 접근 통제 시스템을 반드시 갖추어야 합니다.

계약 관리의 효율성을 극대화하기 위해 많은 기업들이 계약 수명 주기 관리(Contract Lifecycle Management, CLM) 솔루션을 도입하고 있습니다. CLM 솔루션은 계약의 작성부터 만료까지 전체 수명 주기를 관리하는 데 필요한 다양한 기능을 제공하며, 시간 및 비용 절감, 오류 감소, 투명성 향상, 컴플라이언스 강화, 데이터 기반 의사결정 등 다양한 이점을 제공합니다.

CLM 솔루션은 계약 작성, 검토, 승인, 체결, 모니터링 등의 과정을 자동화하여 상당한 시간과 비용을 절약할 수 있게 해주며, 특히 반복적인 계약 작업에서 그 효과가 더욱 뚜렷하게 나타납니다. 자동화된 워크플로우와 표준화된 템플릿을 사용하면 인적 오류의 가능성이 크게 줄어들어 계약 관련 위험을 최소화할 수 있으며, 중앙화된 저장소와 명확한 워크플로우를 통해 계약 프로세스의 투명성이 향상되어 모든 이해관계자가 계약의 현재 상태와 히스토리를 쉽게 확인할 수 있습니다. 또한 CLM 솔루션은 법적 요구사항과 내부 정책을 준수하도록 지원하여 컴플라이언스 리스크를 줄이는 데 큰 도움이 되며, 계약 데이터를 분석하여 중요한 인사이트를 도출함으로써 더 나은 비즈니스 의사결정을 할 수 있게 해줍니다.

프릭스 : 올인원 계약 관리(CLM) 솔루션

효율적인 계약 관리를 위한 다양한 요구사항을 충족시키기 위해 프릭스는 전자계약부터 영업문서, 세금계산서, 대시보드까지 계약 관리에 필요한 모든 것을 통합적으로 제공하는 올인원 계약 관리 솔루션을 제공하고 있습니다.

프릭스는 전자계약 무제한 체결 기능을 제공하며(건당 과금하는 방식 X), 계약 진행 현황까지 하나의 시스템에서 손쉽게 관리할 수 있습니다. 자주 사용하는 계약서를 템플릿으로 등록하여 빠르게 계약을 체결할 수도 있으며, 비즈니스 캘린더를 통해 프로젝트 주요 일정을 등록하고 알림(이메일, 슬랙)을 설정할 수 있습니다. 고객, 프로젝트, 계약서, 영업문서를 연동하여 체계적으로 관리할 수 있는 기능을 제공하며, 몇 번의 클릭만으로 견적서와 인보이스를 작성할 수 있고, 이를 바로 이메일이나 카카오톡을 통해 간편하게 공유할 수 있습니다. 또한 홈택스 최초 1회 인증 이후에는 손쉽게 세금계산서를 발급할 수 있는 기능도 제공합니다.

프릭스는 계약으로부터 비롯된 매출, 매입, 월간 반복 매출(MRR) 및 연간 반복 매출(ARR) 현황을 한눈에 파악할 수 있는 대시보드를 제공하여 데이터 기반의 의사결정을 지원하며, 워크스페이스를 기반으로 멀티 계정 설정 및 권한 관리를 지원하여 팀/멤버별 세부 권한을 철저히 관리할 수 있습니다. 또한 구글 드라이브/스프레드시트, 슬랙, 더존 아이큐브 등 다양한 외부 서비스와의 연동도 폭넓게 지원합니다.

프릭스를 통한 업무 효율화 사례

전국에 지점을 보유한 대형 법무법인 T사는 기존에는 타 전자서명 서비스를 사용하였으나, 하나의 계정을 전 지점의 직원이 공유하는 기존 업무 방식에 한계를 느끼고 있었으며, 각 지점별로 계정을 갖고 전자계약을 체결하며, 본점에서 전 지점의 계약 체결 현황을 파악하여 관리하고자 하는 니즈가 있었습니다.

이에 법무법인 T사는 프릭스를 도입하여 각 지점별로 계정 및 권한에 따라 무제한으로 전자계약을 체결하며, 본점에서 전국에서 체결되는 계약의 현황을 파악하여 관리할 수 있게 되어 업무의 효율성 및 보안성이 대폭 향상되었습니다. 나아가, 전사적인 계약 현황을 관리하고, 통제함으로써 높은 수준의 보안성도 달성할 수 있게 되었습니다.

마이리얼트립은 프릭스 도입 및 사내 그룹웨어 연동을 통해 계약 관리 과정을 획기적으로 개선했습니다. 마이리얼트립은 수기로 진행하고 있는 업무의 효율화를 위해 효과적인 계약 관리 서비스를 찾고 있었으며, 재무팀 담당자 1명이 1천 건에 달하는 계약서와 도장을 혼자 관리하고 있어 계약 관리에 굉장히 많은 시간이 소요되고 있었습니다. 또한 다량의 계약서 일정 및 재무 정보를 한곳에서 파악할 수 있는 도구가 없어 일정 관리에 어려움을 겪고 있었습니다.

프릭스 도입 후 마이리얼트립은 프릭스와 사내 그룹웨어 연동을 통한 계약 프로세스 지원으로 계약 관리에 투입되는 시간과 비용을 90%가량 대폭 절감했으며, 계약서 및 기타 문서 접근성이 향상되어 비즈니스 프로세스가 개선되었습니다. 명확한 권한 부여와 여러 부서 간 효율적인 협업을 통해 계약 진행 속도가 크게 향상되었으며, 이틀 이상 걸리던 계약 관리 업무를 1시간 이내에 완료해 업무 효율성이 크게 향상되었습니다.

→ 마이리얼트립이 어떻게 계약 관리 업무를 효율화했는지 보러가기

효율적인 계약 관리를 위한 첫걸음

효율적인 계약 관리는 기업의 성장과 리스크 관리에 필수적인 요소입니다. 계약 관리를 위한 시스템을 구축하는 것은 초기에는 부담으로 느껴질 수 있지만, 장기적으로는 시간과 비용을 절약하고 법적 리스크를 줄이는 데 큰 도움이 됩니다.

프릭스와 같은 CLM 솔루션을 도입하면 계약 작성부터 체결, 관리, 만료, 갱신까지 전체 계약 수명 주기를 효율적으로 관리할 수 있습니다. 이는 업무 프로세스를 간소화하고, 인적 오류를 줄이며, 중요한 계약 정보에 대한 접근성을 높이는 데 기여합니다.

특히 법무법인 T사, 마이리얼트립 등의 사례에서 볼 수 있듯이, 적절한 CLM 솔루션의 도입은 계약 관리 업무의 효율성을 크게 향상시키고 전반적인 비즈니스 프로세스를 개선하는 데 도움이 됩니다.

계약 관리는 단순한 문서 관리를 넘어 기업의 지식 자산을 구축하고 전략적 의사결정을 지원하는 중요한 활동입니다. 따라서 기업의 규모나 성장 단계에 관계없이 효율적인 계약 관리 시스템을 구축하는 것은 장기적인 성공을 위한 필수적인 투자라고 할 수 있습니다.

프릭스는 전자계약 및 영업문서부터 세금계산서, 대시보드까지 계약 관련 비즈니스 오퍼레이션 전반을 효율적으로 관리할 수 있는 올인원 솔루션을 제공합니다. 계약 관리의 효율성을 높이고 업무 프로세스를 개선하고자 하는 기업이라면, 프릭스를 통해 첫걸음을 내딛어 보는 것은 어떠신가요?

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