계약관리 시스템 도입 시 반드시 체크해야 할 포인트는?

최근 비용 절감 및 프로세스 효율화 등 기업 운영을 최적화하기 위해 다양한 방법을 모색하는 기업이 많아지고 있습니다. 여러 방안이 있겠지만 그중에서도 단기간 안에 가장 빠르게 적용할 수 있는 방법이 바로 기업 운영에 도움을 줄 수 있는 관리 시스템을 도입하는 것입니다. 하지만 관리 시스템의 경우에도 영업, 계약, 인사, 총무 등 분야별로 종류가 다양하고 각 분야 내에도 여러 스타일이 존재하기에 우리 기업에 맞는 시스템을 단번에 찾기란 쉽지 않은데요.

오늘은 그중에서도 전자계약, 계약서 관리, 프로젝트 관리 등이 한 번에 가능한 계약관리 시스템을 찾는 분들을 위해 계약관리 시스템 도입 시 반드시 체크해야 할 포인트를 소개해 드리도록 하겠습니다.

계약관리 시스템 도입 체크리스트

✓ 전자서명 건수에 따라 추가 과금이 되는가?
✓ 워크스페이스 기반으로 멀티 계정 운영 및 권한 설정이 가능한가?

체크 포인트 1: 전자서명 요청 건수에 따른 추가 과금 여부

우선 첫 번째로 전자서명 요청 건수에 따라 추가 과금이 되는 구조인지를 확인해 보아야 합니다. 계약관리 시스템은 보통 계약서를 작성하는 일이 많아 종이 계약서로는 도저히 관리가 불가능하고, 계약 히스토리 파악 및 일정 등을 효율적으로 관리하길 원하는 기업이 도입을 고려하게 됩니다.

그런데 일반 전자서명 업체는 대부분 기본 요금제에 전자서명 건수 제한을 둬 그 건수 이상의 전자계약을 체결하려면 추가 요금을 지불해야 하는 구조로 요금제를 기획합니다. 그렇다 보니 시스템을 도입해 놓고도 추가 요금 걱정으로 마음 편하게 서비스를 활용하지 못하는 상황이 발생할 수 있습니다.

프릭스는 전자서명 건수와 관계없이 기본요금으로 무제한 전자서명을 할 수 있는 기능을 제공합니다. 전자서명이 무제한으로 가능한 계약관리 시스템을 찾고 계신다면 아래 콘텐츠를 꼭 확인해 주세요!

→ 참고 | 전자서명이 무제한으로 가능한 계약관리 시스템을 찾고 있다면?

체크 포인트 2: 워크스페이스 기반의 멀티 계정 환경을 제공하는가?

또 하나, 반드시 미리 체크해 봐야 할 포인트가 있습니다. 바로, 워크스페이스 기반의 멀티 계정 권한을 설정할 수 있는지를 확인해야 하는데요.

계약관리 시스템을 도입할 때, 단순히 전자계약 체결 기능이 있는지만 확인하고 빠르게 결정을 내려버리는 경우가 많습니다. 하지만 계약관리 시스템을 십분 활용하기 위해서는 전자서명 요청 및 전자계약 체결과 같은 단순 기능뿐만 아니라 해당 시스템이 전사 직원이 함께 사용할 수 있는 구조인지, 체결한 계약서 히스토리 관리 및 프로젝트 일정과 연동할 수 있는 확장성을 갖추고 있는지를 면밀히 살펴보아야 합니다.

회사가 성장하게 되면 단순 계약 요청 기능으로는 한계를 느끼고 결국 올인원으로 전사적 차원에서 통합 관리할 수 있는 시스템이 필요해집니다. 따라서 도입 초반부터 워크스페이스를 기반으로 전 직원이 활용할 수 있는 시스템 환경을 갖춰 놓는 것이 좋습니다.

전자서명 단일 기능 보유 시스템의 문제점

일반적인 전자서명 업체는 워크스페이스 기반이 아니기 때문에 전사 직원이 활용할 수 없습니다. 보통 기본 1개, 최대 5개로 이용 계정 개수에 제한을 두는데요. 이는 계약 건수별로 요금을 과금하는 방식으로 운영되기 때문입니다. 이 경우 계약관리 시스템을 도입해도 한정된 담당자만이 사용할 수 있기에 회사 전체 차원에서 기능을 활용하며 계약을 관리할 수 없게 됩니다.

공식적으로는 1개의 계정으로 여러 명 사용이 불가하다고 안내하지만, 이러한 제한적 상황으로 인해 현실적으로는 하나의 아이디를 여러 명이 공유하는 형태로 사용하게 되는데요. 그러다 보면 다양한 문제 상황에 놓이게 됩니다.

첫 번째로는 권한 관리가 불가능해 보안 문제가 발생합니다. 예를 들어, 회사에서는 인사팀이 봐야 할 계약서가 있고 영업팀이 봐야 할 계약서가 있습니다. 그런데 하나의 아이디를 인사 팀원과 영업 팀원이 공유할 경우 개별 권한 설정이 불가능하기에 영업 팀원이 인사팀에서 관리하는 계약서를 볼 수 있게 됩니다. 일반 팀원이 구성원들의 연봉 정보를 알게 되는 치명적인 상황이 발생하는 것입니다. 계약 관리에 있어서 가장 중요한 부분이 보안이기에 이러한 일은 절대 생겨서는 안 될 것입니다.

두 번째로는 계약의 주체를 파악하기 어려워 히스토리 관리에 난항을 겪게 됩니다. 권한 관리가 불가능하기에 궁여지책으로 인사팀 계정, 영업팀 계정과 같이 목적에 따라 아이디를 여러 개 만들어 사용하기도 합니다. 그런데 이때는 또 계약의 주체를 파악할 수 없어 난감한 일이 발생합니다. 예를 들어 영업팀 계정 하나로 영업팀 전체가 사용할 경우 어떤 사람이 A 가맹점과 계약을 체결했고 어떤 사람이 B 가맹점과 계약을 체결했는지 계약의 주체를 파악할 수 없습니다. 계약한 직원이 해당 가맹점을 관리해야 하는데 여러 계약서가 섞여 있기에 한눈에 파악하기 어렵고 혼선을 야기할 수 있게 되는 것입니다.

이렇듯 회사에 맞지 않는 계약관리 시스템 도입은 오히려 기존보다 더 큰 혼란을 가져오게 됩니다.

세부 권한 설정이 가능한 프릭스

이 모든 문제는 시스템이 워크스페이스를 기반으로 하지 않기에 벌어지는 것인데요. 프릭스에서는 이 모든 문제를 해결할 수 있습니다. 프릭스는 하나의 워크스페이스를 생성하고 멀티 계정 설정 및 권한 관리를 허용합니다. 따라서 해당 워크스페이스 내에 전 직원을 초대해 세팅할 수 있고, 팀별 세부 권한을 설정할 수 있습니다.

비즈니스 관리 페이지의 ‘설정’ 탭에서 기본 팀 권한을 설정할 수 있습니다. 기본 팀 권한이란, 프로젝트 및 계약서를 생성할 때 권한 인풋에 기본적으로 입력되는 팀을 뜻합니다. 개별 계약서/프로젝트마다 권한은 변경할 수 있습니다.

큰 틀의 기본 팀 권한뿐만 아니라 팀별 세부 권한도 설정할 수 있는데 지원하는 상세 설정 권한의 종류는 아래와 같습니다.

• 멤버 관리: 멤버 정보를 변경하거나 팀을 이동할 수 있는 권한
• 팀/권한 관리: 팀 정보 및 팀별 권한을 수정할 수 있는 권한
• 멤버 초대: 자신이 속한 팀으로 다른 멤버를 초대할 수 있는 권한
• 결제 관리: 결제 및 구독 정보를 관리할 수 있는 권한
• 사업자 정보: 사업자등록번호 및 사업자 주소 등의 기업 정보를 변경할 수 있는 권한
• 서명 관리: 기업의 인감/서명을 등록하고 편집할 수 있는 권한
• 법무지원 의뢰: 법무법인에게 법무지원을 의뢰할 수 있는 권한
• 서비스 연동 및 설정: 슬랙 및 구글 드라이브 연동을 설정할 수 있는 권한 (구글 드라이브의 경우, 모든 계약서가 연동되므로 연동/해제 등의 액션이 관리자 권한으로 제한)
• 고객 상세정보 조회: 고객 목록 페이지를 확인하고 고객 데이터를 조회할 수 있는 권한
• 계약서 생성: 계약서를 생성할 수 있는 권한
• 계약서 편집/삭제: 조회할 수 있는 계약서를 직접 편집하거나 삭제할 수 있는 권한
• 워크플로우 사용: 계약서를 직접 등록할 수 없고, 워크플로우(계약서 템플릿)를 이용한 계약만 생성할 수 있도록 하는 권한
• 프로젝트 생성: 프로젝트를 생성할 수 있는지에 대한 권한
• 프로젝트 편집/삭제: 조회할 수 있는 프로젝트를 편집하거나 삭제할 수 있는 권한
• 영업문서 생성: 영업문서(견적서/인보이스)를 생성할 수 있는 권한
• 영업문서 편집/삭제: 조회할 수 있는 영업문서를 편집하거나 삭제할 수 있는 권한
• 세금계산서: 세금계산서 발급 기능을 이용할 수 있는지에 대한 권한
• 재무정보 조회: 프로젝트에서 재무일정을 등록하고 관리할 수 있는데, 대시보드에서 해당 정보를 조회할 수 있는지에 대한 권한

멀티 계정별 권한 설정이 가능하기에 계약서 보안 관리를 철저히 할 수 있습니다. 이뿐만 아니라 프릭스는 워크스페이스를 기반으로 프로젝트 일정까지 관리할 수 있습니다. 즉, 프로젝트와 계약서/영업문서를 연결하고 계약서마다 담당자를 태그하여 계약 히스토리까지 한 번에 파악할 수 있습니다.

→ 참고 | 팀/멤버 권한 관리하기

계약관리 시스템 프릭스 하나면 전자계약 및 영업문서부터 세금계산서, 대시보드까지 계약 관련 Business Operation 전반을 효율적으로 관리할 수 있습니다. 프릭스에서 올인원으로 고객과의 계약관리에 필요한 모든 것을 통합 관리해 보세요!

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